Politique de vie privée – formations

Politique de respect des Données à caractère personnel pour la collecte des informations pour les participants aux formations d’ICHEC Formation Continue

Date : 01/04/2021

Responsable de traitement : ICHEC ASBL, dont le siège social est Boulevard Brand Whitlock 2, 1150 Bruxelles, formationcontinue@ichec.be et dont le délégué à la protection des données (DPD) est Jacques Folon (dpo@ichec.be).

ICHEC ASBL s’engage à respecter la vie privée des personnes rencontrées dans le cadre de ses activités.

Cette Politique de respect des Données à caractère personnel (ci-après la Politique) décrit la manière dont nous gérons les Données à caractère personnel que nous collectons lors de votre parcours de formation. Nous traitons vos données à caractère personnel en conformité avec toutes les règlementations applicables concernant la protection des données personnelles.

En acceptant la présente Politique, en utilisant les services d’ICHEC ASBL, vous reconnaissez et acceptez les termes de la Politique ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel qui seront réalisés conformément à la Politique.

Les Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de nos relations, sont :

– Lors du traitement de votre demande d’inscription :

Votre motivation
Fiche signalétique
- Nom, prénom
- Genre
- Lieu et date de naissance (sera repris sur les diplômes et attestations)
- E-mail privé et/ou professionnel
- Numéro de téléphone privé et/ou professionnel
- GSM privé et/ou professionnel
- Adresse privée
Diplômes obtenus
Expérience professionnelle (le cas échéant, CV)
Formations complémentaires
Nom et numéro d’entreprise de votre employeur
Département dans lequel vous travaillez
Fonction dans l’entreprise
Titre professionnel (celui de votre carte de visite)
Statut dans l’entreprise
Coordonnées de facturation
Date de l’inscription

– Pendant votre formation :

Images collectées par les caméras de surveillance
Images, sons et commentaires captés pendant les formations, organisées en présentiel et/ou à distance via des plateformes numériques
Images prises lors d’événements publics organisés par ICHEC ASBL (rentrée académique, remise de diplômes, …)
Prise de témoignage
Prise des présences (pour la délivrance d’attestations de participation)
Dans le cas de formations certifiantes : Travaux et examens
- Réponses aux questionnaires
- Notes attribuées par les enseignants et grade attribué en délibération
- En cas d’utilisation d’une plateforme d’examen à distance : images prises de façon aléatoire par la Webcam de votre ordinateur durant la seule durée de l’examen de façon à lutter contre la fraude
Logos d’accès aux différents systèmes

Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour :

Traiter vos demandes d’inscription : Echanger avec vous et évaluer la concordance entre votre parcours, vos attentes et le contenu des formations demandées.
Organiser votre formation :
- Facturer votre formation et effectuer le suivi comptable
- Vous permettre d’accéder aux différentes plateformes de cours et d’examen
- Répondre à vos demandes, communiquer avec vous, vous fournir support et assistance
- Mener des enquêtes et analyses de marché, en ce compris des enquêtes de satisfaction.
Certifier votre diplôme et/ou votre formation, vous remettre des attestations en cours de formation.
Remettre des duplicatas de diplôme, des attestations, en cas de demande postérieurement à la fin de celle-ci (toujours à votre demande et/ou avec votre accord explicite préalable, dans le cadre d’un recrutement par exemple).
Faire auditer nos formations afin d’en assurer la qualité.
Alimenter notre site ichecformationcontinue.be et nos publications sur les réseaux sociaux au moyen de témoignages et de photos et/ou vidéos. Votre consentement sera demandé au préalable.
Vous envoyer des informations concernant les activités d’ICHEC Formation Continue et de ses partenaires (en ce compris une newsletter pour laquelle la désinscription est possible systématiquement).
Certaines de ces activités font l’objet de termes et conditions complémentaires qui pourraient contenir des informations additionnelles relatives à la manière selon laquelle nous utilisons et divulguons vos Données à caractère personnel. Nous vous suggérons donc de les lire attentivement.
Résoudre les réclamations.
Gérer les demandes d’accès, de rectification, etc.
Se conformer aux lois et obligations réglementaires applicables (en ce compris les lois extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à l’anti-blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, respecter la procédure judiciaire et répondre aux demandes des autorités publiques gouvernementales (en ce compris celles extérieures à votre pays de résidence).

Les bases légales des traitements sont les suivantes :

Finalités 1 à 5, et 8 : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.
Finalité 6 : le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).
Finalité 7 : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers (le client a la possibilité de se désinscrire à tout moment).
Finalités 9 et 10 :  le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

Si nous étions amenés à traiter les Données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement.

Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision fondée sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l’affectant de manière significative.

ICHEC ASBL peut rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes :

Les fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d’assurances, des experts, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
Des autorités gouvernementales et tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une obligation légale et notamment dans le cadre de subsidiation et d’audit (Forem, Qfor, PMEKMO, Région Bruxelloise, etc.).
L’ASBL Haute École ICHEC-ECAM-ISFSC et l’ASBL ICHEC Alumni.
D’autres tiers avec qui nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint-venture, cession, transfert de portefeuille ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.

ICHEC ASBL ne transfère pas de données en dehors de l’Union Européenne.

ICHEC ASBL prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), nous vous remercions de nous en avertir immédiatement.

Quand ICHEC ASBL fournit des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.

ICHEC ASBL prend les mesures raisonnables pour s’assurer que les Données à caractère personnel traitées sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaire pour mener à bien les objectifs décrits dans la présente Politique.

Durée de conservation des données :

En ce qui concerne les personnes qui ont accepté la présente Politique mais qui n’ont pas souscrit à une formation : les données à caractère personnel seront détruites 3 ans après l’acceptation des présentes.
En ce qui concerne les personnes qui ont souscrit à une formation :
- Les données comptables sont conservées 10 ans ; sauf dans le cas d’une participation à une formation subsidiée par des fonds européens ou autres, où un autre délai légal est imposé.
- Les listes de présence sont conservées 10 ans après la fin de l’année académique (elles doivent être gardées à la disposition des organismes qui octroient les aides à la formation : congés éducation, chèques formation, …).
- Les copies d’examens et TFE sont détruits en date du 30 juin de l’année n, pour l’année académique n-2 / n-1 ; (exemple : 30 juin 2023 pour l’année académique 2021-2022).
- Les autres données sont détruites au bout de 10 ans après la fin de l’année académique de la formation, à l’exception des nom, prénom, date et lieu de naissance, formation suivie, année académique, et, en cas de formation certifiante, grade obtenu, qui sont conservés sous forme d’archives pour répondre, autant que possible, aux demandes ultérieures de duplicatas.

Si vous fournissez des Données à caractère personnel à ICHEC ASBL en ce qui concerne d’autres individus, vous consentez : (a) à informer l’individu du contenu de cette Politique de respect des Données à caractère personnel, et (b) à obtenir le consentement légalement requis pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, et le transfert (en ce compris le transfert transfrontalier) de Données à caractère personnel en ce qui concerne l’individu conformément aux termes de la présente Politique.

Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de vous opposer à l’utilisation de, ou demander l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos Données à caractère personnel sur certaines bases. Veuillez nous contacter à l’adresse mail RGPD@ichec.be en prouvant votre identité au moyen d’une copie recto de votre carte d’identité, avec toutes vos requêtes ou si vous avez des questions ou inquiétudes en ce qui concerne la manière dont nous procédons avec vos Données à caractère personnel. Veuillez noter que certaines Données à caractère personnel peuvent être exemptées des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité conformément au RGPD ou aux lois en matière de protection de la vie privée belges.

Nous revoyons les règles contenues dans la présente Politique régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment afin de prendre en compte des changements dans nos activités et des exigences légales. La version actualisée de la Politique de vie privée est publiée sur notre site et nous vous recommandons de la consulter périodiquement.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et si vous avez le sentiment que nous contacter ne résoudra pas le problème, les lois en matière de protection de la vie privée applicables vous reconnaissent le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.